Canal interno Canal interno de información implantado por la empresa dentro del Sistema Interno de Información
Comunicación Cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea o que pueda ser constitutiva de infracción penal o administrativa grave o muy grave
La empresa Vibia Lighting, S.L.U.
Informante Persona que presenta una comunicación a través del canal interno de la empresa, y que cumple con el ámbito material y personal de aplicación del Sistema Interno de Información
Ley 2/2023 Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (BOE núm. 44, de 21 de febrero 2023)
Políticas Políticas del Sistema Interno de Información
Procedimiento Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas aprobado por la empresa
Responsable del Sistema La persona responsable del Sistema Interno de Información designada por el órgano de administración u órgano de gobierno de la empresa
Sistema Sistema Interno de Información
Las presentes Políticas se establecen en cumplimiento de la Ley 2/2023, que transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
La empresa, en cumplimiento de la Ley 2/2023, establece las Políticas con los principios generales del Sistema, para que las personas que integran la organización, o aquellas terceras personas físicas que presten servicios o suministren bienes a la empresa, así como aquellas otras personas físicas que se relacionen en el tráfico ordinario de la empresa, y que conozcan o sospechen de un incumplimiento normativo, puedan reportarlo a nivel interno identificándose o de forma anónima.
En concreto, las Políticas tienen como objeto establecer los principios generales del Sistema Interno de Información de la empresa; los derechos que asisten al Informante y a las personas afectadas por la Comunicación; el establecimiento del Canal interno de información; así como designar al Responsable del Sistema Interno de Información.
Las Políticas se desarrollan y complementan con el Procedimiento de la empresa.
ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL SISTEMA
El Sistema otorga protección a las personas que comuniquen:
Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos que se indican en el artículo 2.1.a de la Ley 2/2023; y/o
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
El Sistema es de aplicación a:
Aquellas personas que trabajen por cuenta ajena o propia para la empresa, o que hayan trabajado para esta en el pasado;
Aquellas personas que pertenezcan al órgano de administración u órgano de gobierno de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos; y a
Aquellas personas que trabajen para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de la empresa.
Adicionalmente, se aplica a:
Voluntarios;
Becarios;
Trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración; y
Personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual con la empresa.
Cualquier actuación dentro del Sistema se guiará por los siguientes principios:
Buena fe del Informante.
Confidencialidad y preservación de la identidad del Informante.
Independencia y profesionalidad en la gestión.
Establecimiento de medidas de apoyo y protección del Informante.
Prohibición de represalias, incluidas las amenazas y tentativas.
Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
Secreto de las comunicaciones.
Este formulario también permitirá al Informante solicitar una reunión con la empresa dentro del plazo máximo de siete días al efecto de presentar de forma presencial una Comunicación.
El Canal interno se canalizará a través de una plataforma proporcionada por Whistleblower Software como proveedor externo de la empresa, la cual permite recibir y atender comunicaciones con las debidas garantías legales de confidencialidad, seguridad y opción de anonimato que exige la Ley 2/2023.
Sin perjuicio de que el Sistema de la empresa deba utilizarse de manera preferente para canalizar las informaciones, el Informante puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere.
Si opta por el canal externo, el Informante podrá realizar la Comunicación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, o ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS Y MEDIDAS DE PROTECCIÓN
Derecho de protección del Informante
El Informante tendrá derecho a protección siempre que:
Existan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito material de aplicación del Sistema y de la Ley 2/2023; y
Que la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en el Procedimiento y en la Ley 2/2023.
El derecho de protección se extenderá al Informante que haya informado de forma anónima pero que posteriormente haya sido identificado.
Exclusión del derecho de protección del Informante
El derecho de protección anteriormente mencionado queda excluido en caso de que la persona comunique o revele:
Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por el Canal interno;
Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al Informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación;
Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores; y
Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito material de aplicación del Sistema y/o de la Ley 2/2023.
Medidas de apoyo al Informante
La empresa proporcionará al Informante las siguientes medidas de apoyo:
Información y asesoramiento completo e independiente, fácilmente accesible y gratuito, sobre:
Los procedimientos y recursos disponibles de la empresa;
La protección frente a represalias; y
Los derechos de la persona afectada.
Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la Ley 2/2023.
Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
La empresa prohíbe expresamente cualquier conducta o acto de represalia contra el Informante, estando incluidas tanto las amenazas como las tentativas.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a la persona que las sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de Informante, o por haber realizado una revelación pública.
A título meramente enunciativo y no limitativo, se considerarán represalias las que adopten cualquiera de las siguientes formas:
Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se lleven a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
Denegación o anulación de una licencia o permiso.
Denegación de formación.
Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
El plazo de protección del Informante frente a las conductas o actos de represalia se prolongará hasta los dos años siguientes a la finalización de las investigaciones que se hayan llevado a raíz de la recepción de la Comunicación. Este plazo podrá extenderse de forma excepcional y justificada por la Autoridad Independiente de Protección al Informante, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.
Medidas de protección del Informante frente a represalias
Se consideran medidas de protección del Informante frente a represalias las siguientes:
No se considerará que ha infringido ninguna restricción de revelación de información siempre que el Informante tuviera motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud del Sistema y de la Ley 2/2023. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal y extensible a la comunicación de informaciones realizada por el representante legal de las personas trabajadoras.
No incurrirá en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
Gozará de protección ante los órganos jurisdiccionales u otra autoridad al establecer la carga de la prueba de que la medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública en la persona que la haya ejercido.
Gozará de protección al no incurrir en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones en los siguientes procedimientos judiciales:
Difamación;
Violación de derechos de autor;
Vulneración de secreto;
Infracción de las normas de protección de datos;
Revelación de secretos empresariales; y/o
Solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral.
Adicionalmente, las disposiciones anteriormente mencionadas también serán de aplicación a:
Las personas físicas:
Que, dentro del marco de organización de la empresa, asistan al Informante durante el Procedimiento; o
Que guarden algún tipo de relación con el Informante. A modo de ejemplo, familiares, pareja, etc.
Las personas jurídicas con las que mantenga cualquier tipo de relación laboral o en las que ostente una participación relevante.
Protección y garantías de las personas afectadas
Durante la tramitación de una Comunicación, las personas afectadas por la misma tendrán el derecho de disfrutar de las siguientes prerrogativas:
Derecho a la presunción de inocencia;
Derecho de defensa;
Derecho de acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar al Informante; y
Derecho a la misma protección establecida para los Informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del Procedimiento.
RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El órgano de administración u órgano de gobierno de la empresa ha designado como Responsable del Sistema a Irene Cerdeira Carreiro, la cual ofrece garantías adecuadas en relación con todos los principios que rigen el Sistema y la Ley 2/2023.
Una vez nombrado, la Responsable del Sistema podrá ser destituida o cesada.
El nombramiento, destitución o cese será comunicado por la empresa a la Autoridad Independiente de Protección del Informante en un plazo de 10 días hábiles. En el supuesto del cese, la empresa deberá razonar las causas que lo han justificado.
En el ejercicio de sus funciones, la Responsable del Sistema deberá ser independiente y autónoma respecto al resto de los órganos y departamentos de la empresa, de manera que no recibirá instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de las mismas, debiendo ponerse a su disposición los medios personales y materiales necesarios.
REVELACIÓN PÚBLICA DE INFORMACIÓN
La revelación pública de información, entendida esta como la puesta a disposición del público de informaciones incluida del ámbito material de aplicación del Sistema y de la Ley 2/2023, también conllevará el reconocimiento de protección al Informante, siempre y cuando:
Haya realizado la comunicación primero por canales internos o externos, o directamente por canales externos, sin que se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido; y
Tenga motivos razonables para pensar que:
La infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, en particular cuando se da una situación de emergencia; y/o
Existe un riesgo de daños irreversibles, incluido un peligro para la integridad física de una persona.
TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Es imperativo proporcionar al Informante información detallada acerca de cómo se tratan sus datos personales dentro del contexto del Sistema.
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema queda limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
La Responsable del Sistema y a quienes lo gestionen directamente.
El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
El responsable de los servicios jurídicos de la empresa.
Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
El delegado de protección de datos.
Sin embargo, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, siempre que se trate de algunos de los supuestos previstos expresamente por la Ley 2/2023.
Los datos personales serán eliminados de inmediato, sin realizar su registro ni tratamiento, en los supuestos en que:
Estuvieran incluidos dentro de las categorías especiales de datos;
No sean necesarios para el conocimiento e investigación de la Comunicación; y/o
Se puedan haber comunicado y se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito material de aplicación del Sistema.
Sin perjuicio de las facultades disciplinarias que corresponden a la empresa dentro de su ámbito interno, el ejercicio de la potestad sancionadora prevista en la Ley 2/2023 corresponde a la Autoridad Independiente de Protección al Informante y a los órganos competentes de las comunidades autónomas (en Cataluña, la Oficina Antifraude de Cataluña).
Están sujetos a este régimen sancionador las personas físicas y jurídicas que realicen cualquiera de las actuaciones descritas como infracciones en la Ley 2/2023.
Las infracciones podrán tener la calificación de muy grave, grave o leve, y acarrearán las correspondientes sanciones previstas en la Ley 2/2023.
Las Políticas han entrado en vigor el día 30 de noviembre del 2023, siendo totalmente vigentes mientras no se produzca ninguna modificación en las mismas, la cual será debidamente comunicada a los efectos oportunos.
Política de Información Interna
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